Olá, segue abaixo informações valiosas para que possamos ter melhor aproveitamento e assertividades em nossas reuniões internas de alinhamentos. Importante estabelecermos regras e etiquetas, afim de otimizar o tempo e alcançar os objetivos propostos inicialmente com a reunião! 

      Ótima leitura e aprendizado a Todos!  

Como melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões

    Com toda a correria do dia-a-dia, como melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões para realizar de forma rápida e efetiva?

    As reuniões estão cada vez mais presentes no universo organizacional e são peças fundamentais para a comunicação interpessoal entre os setores, para avaliar ou definir metasMetas SMART: O que são? Quais as vantagens? Como aplicar na prática?, propor soluções e analisar resultados.

    Aqui, reunimos algumas dicas com muitos benefícios para que você possa melhorar a sua gestão do tempo e sua produtividade no trabalho!

Gestão do tempo e produtividade: foque no planejamento

    Pare e pense. Você agendaria uma reunião sem se preparar para ela?

    Certamente não. Para tudo nós devemos ter um e para gerir uma reunião, não seria diferente.

    Por isso, planeje a sua pauta e compartilhe com seus colaboradores, deixe bem claro o roteiro de discussão e ponha-se à disposição para esclarecimentos.

    Dessa forma, você economiza aquele tempinho inicial explicando a pauta e possibilita que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações.

Selecione as pessoas certas para a reunião

    Para uma reunião bem-sucedida, o ideal é que as pessoas selecionadas entendam e tenham relação com o tema da pauta.

    O que ocorre em muitas reuniões é a convocação de participantes que não entendem ou não são necessários, sobre o que será discutido, o que não contribui efetivamente para o resultado, além de possíveis interrupções afetando até o tempo de duração pré-estabelecido.

Fique atento ao horário e ao tempo estabelecido de duração

    Essa é a dica principal para a  e produtividade em suas reuniões: fique atento aos horários! O mais indicado é que a reunião aconteça no período da manhã, pois todos estão descansados e com a “cabeça fresca”.

    A duração é outro fator importante que precisa ser respeitado e se você criou um roteiro seguindo a primeira dica, tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar para cada assunto.

    Dica: Mantenha o foco para não se desviar dos objetivos traçados.

Evite comportamentos que comprometam a produtividade da reunião

    Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, evite eventuais puxões de orelha e comentários improdutivos. Ironias e sarcasmos bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazerem bem para a relação profissional com sua equipe.

    Lembre-se de que, para o Feedbacks positivos e negativos: o que é, a diferença, tipos e como fazer se converter em resultado, é preciso que ele seja concedido quando estiver a sós com a pessoa. E, principalmente, quando você estiver em pleno controle de seu estado emocional.

Não se esqueça de redigir a ata

    Durante a reunião, procure documentar o que foi decidido e divulgar esse documento para todos os envolvidos na reunião. A ata é um instrumento importante para toda a equipe e ajuda a melhorar o tempo, caso necessite de alguma informação sobre o que aconteceu na reunião.

    A prática garante o alinhamento e a fluidez da comunicação, deixando todos na mesma página com as respectivas responsabilidades pelas ações pré-estabelecidas.

    Dessa forma, a ata proporciona o maior controle sobre as decisões e as ações que cada membro da equipe deve tomar e te ajuda a medir e cobrar os resultados, posteriormente.

Realizar as metas das reuniões logo em seguida

    Não adianta nada ter as reuniões para resolver problemas ou melhorar a  dentro da Cooperja e não as realizar, não é mesmo?

    Por isso é importante realizar as  das reuniões logo em seguida. Execute as tarefas e metas definidas na reunião em sequência, isso também irá te ajudar na gestão de tempo de todos dentro da Cooperativa.

    A repetição do raciocínio feita pelo hábito de executar as atividades logo em seguida, torna o colaborador mais produtivo por se tornar mais experiente em determinada função.

Como estruturar uma Reunião

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